Графическая схема документооборота в ооо

Если Вам необходима помощь справочно-правового характера (у Вас сложный случай, и Вы не знаете как оформить документы, в МФЦ необоснованно требуют дополнительные бумаги и справки или вовсе отказывают), то мы предлагаем бесплатную юридическую консультацию:

  • Для жителей Москвы и МО - +7 (499) 110-86-37
  • Санкт-Петербург и Лен. область - +7 (812) 426-14-07 Доб. 366

Изучаем основы построения оптимальной системы документооборота, приводим примеры и пошаговый алгоритм построения графика оборота документов. Основная задача документооборота — документирование текущей деятельности компании. Этот сложный технологический процесс подразумевает создание, прием, передачу, согласование и хранение документации, обеспечивающей работу всей компании. Маршрут движения документа и время его прохождения от одного этапа к другому — ключевые параметры этого процесса. Важность документооборота для современного делопроизводства выражается в том, он выделен в отдельную сферу деятельности. Дорогие читатели!

Сущность документооборота заключается в обеспечении оперативного исполнения всех этапов работы с документами. Именно четкость обработки и движение документа определяет скорость получения информации, необходимой для выработки решения.

Схема документооборота в организации: пример упрощения документопотока Чтобы сократить время их пребывания в сфере делопроизводства, следует различные операции по обработке документов выполнять параллельно например, копирование и раздача копий документа лицам, в исполнении которого они участвуют одновременно, и т. Входящая документация К входящей документации относится управленческая информация, поступающая в организацию извне.

График документооборота для учетной политики 2019 года: как составить

Сущность документооборота заключается в обеспечении оперативного исполнения всех этапов работы с документами. Именно четкость обработки и движение документа определяет скорость получения информации, необходимой для выработки решения. Поэтому рациональной организации документооборота, быстроте и чёткости обработки и передачи документов для исполнения всегда уделяется большое внимание.

Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления называется документооборотом.

В классическом представлении документооборот является теми информационными потоками, которыми, с одной стороны, организация взаимодействует с окружающей средой государством, обществом, гражданами , с другой, — с помощью документооборота организация как единая централизованная сущность осуществляет внутреннее взаимодействие между ее исполнительными органами, структурными подразделениями и отдельными работниками. Входящий документ — документ, поступивший в учреждение. Большинство входящих документов должны порождать соответствующие исходящие, в установленные сроки.

Сроки могут быть установлены нормативными актами, предписывающими то или иное время ответа на соответствующий входящий документ или могут быть указанны непосредственно во входящем документе. Исходящий документ — официальный документ, отправляемый из учреждения. Большинство исходящих документов являются ответом организации на входящие документы. Некоторая часть исходящих документов готовится на основе внутренних документов организации. Небольшое число исходящих документов может требовать поступления входящих документов например запросы в другие организации.

Внутренний документ — официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации. Данные документы используются для организации работы учреждения, так как они обеспечивают целенаправленное решение управленческих задач в пределах одной организации. К внутренним документам относятся организационно-правовые, организационно-распорядительные документы. Самостоятельные группы внутреннего документооборота составляют протоколы и акты, плановые и отчетные документы, документы по учету материальных и денежных средств, оборудования, внутренняя служебная переписка докладные, объяснительная записка , личного состава и т.

Количество документов всех потоков за год составляет объем документо-оборота учреждения. Эта величина нужна для расчета необходимой численности делопроизводственного персонала, для расчета эффективности применения средств механизации и автоматизации делопроизводства. В целом, она показывает загруженность всего управленческого аппарата. Организация документооборота на предприятии призвана связать подразделения одного уровня, подчиненные подразделения с руководством всех уровней, а также отдельные территориально удаленные друг от друга филиалы компании.

При организации документооборота в организации важно взаимодействие всех видов потоков, в том числе и внутренних, по которым происходит обмен документами между равн. Внедрите электронный документооборот. Входящие документы. Исходящие документы. Внутренние документы. Очевидно, что невозможно внедрить любую информационную систему без формализации самого объекта автоматизации.

Плюсами такого подхода является минимальное время разработки методологии формализации документооборота, легкое понимание сотрудниками компании формализованных схем движения документа. Это невозможно сделать без анализа дополнительной информации, для этого необходимо знать:. Полученное описание бизнес-процессов можно использовать для решения целого ряда задач, стоящих перед ИТ-службой:. Проверка инструмента на соответствие требованиям. Подписание накладной на инструмент. Таблица 1. Таблица 2.

Корпоративная отчетность формируется и представляется в соответствии с внутренними положениями составления и представления отчетных документов, а также на основе схемы документооборота. Порядок соединения учетных регистров и их форма и последовательность записей, использование средств автоматизации и схема документооборота комплексно характеризуют уровень бухгалтерского и управленческого учета на предприятии.

Разработка схемы документооборота обычно начинается с постановки целей управления бизнес-деятельностью компании, разукрупнения их до задач для отдельных подразделений и отделов и заканчиваетсявыявлением средств их достижения, а также определением содержания и состава необходимой документации на каждом уровне управления.

Процессы внедрения в практику производственного управления новой системы ведения документооборота и снижение объема информации требуют рационализации существующего документооборотав системе управления. Схема документооборота в условиях действияавтоматизированной системы управления должна четко разделять источники создания и получения документации.

Подавляющее число документов в современной компании формируется в электронном виде. В системе управления в основном создаются документы, которые нужны для нормальной работы автоматизированной системы управления и содержащие в себе данные, являющиеся входными при обработке поступающей информации. Разработка схемы документооборота предполагает проведение анализа информационных потоков, которые, собственно, и будут ее определять. При формировании схемы нужно будет ее усовершенствовать с помощью унификации всех необходимых для работы документов с целью упрощения их дальнейшей обработки и ликвидации дубликатов.

При разработке схемы документооборота компании необходимо составить матрицу, в которую будут внесены, при их наличии, шифры отделов, цехов, а также служб и участков на основе существующего структурного деления. На больших предприятиях схема документооборота обычно формируется на уровне отделов и цехов, поскольку схема, созданная на уровне менее крупных структурных подразделений может оказаться слишком разветвленной и потому необозримой и трудной для работы. Если возникает такая потребность, формируются также и дополнительные схемы уже внутри отделов и цехов.

Внедрение системы электронного документооборота СЭД предоставляет возможность существенно повысить не только эффективность, но и уровень корпоративной культуры работы с документацией в коммерческих компаниях любой формы собственности и государственных структурах.

Целью внедрения СЭД является оптимизация документооборота. Как ни странно, экономичность документооборота необязательно предполагает его сокращение. Ее нужно рассматривать в аспекте повышения качества содержания получаемой руководством предприятия информации и удобства работы с ней.

Основным назначением оптимизации или проектирования документооборота является приведение его в соответствие с требованиямиуправления компанией с одновременным уменьшением расходов на его ведение. Осуществление качественной разработки схемы документооборота поможет сделать процесс формирования документов полностью отвечающим потребностям компании в соответствии с задачами ее бизнес-деятельности. В нашем курсе мы познакомимся с организацией документооборота — основными правилами, в соответствии с которыми происходит движение документов на предприятии — от составления проектов документов и их регистрации до подшивки в дело, передачи в архив и уничтожения.

В этом разделе мы рассмотрим движение на предприятии организационно-распорядительных документов от момента их создания до завершения исполнения или отправления. Основными характеристиками документооборота являются маршрут прохождения документа, то есть все инстанции на пути его движения, и время, затрачиваемое на прохождение документа по этому маршруту.

Отсюда вытекает главное требование организации документооборота — прохождение документа по наиболее короткому и прямому маршруту с наименьшими затратами времени. Документооборот является технологическим процессом, который включает в себя несколько потоков документов, обеспечивающих прямую и обратную связь в управлении.

К этим потокам относятся. Схема работы с входящими документами. Операции по приему и отправке документов обычно проводят централизованно. В крупных организациях эту функцию выполняет специализированное подразделение — экспедиция. В канцеляриях и общих отделах организаций если экспедиция не выделяется в отдельную службу создается участок по приему и отправке документов. В организациях, не имеющих службы делопроизводства, прием, обработка и отправка документов производятся централизованно секретарем.

Централизация этих операций позволяет быстрее доставлять документы исполнителям, механизировать первоначальную обработку документов и сократить ее сроки, вести учет затрат на обработку документов, учет объема документооборота. Доставка документов может происходить по почте, в том числе и электронной, телеграфу, по факсу, с курьером или командированным сотрудником. Проверка правильности доставки. Ошибочно доставленная документация возвращается на почту для пересылки адресату.

Проверка целостности упаковки, сохранность печатей. Конверты вскрываются, проверяется комплектность и сохранность вложений. При обнаружении повреждений конвертов, отсутствия документов, приложений к ним, несоответствия документов и приложений об этом сообщают отправителю. Проставление штампа о получении документа, присвоение ему входящего номера и регистрация даты получения.

Сортировка документов по адресам: в канцелярию для рассмотрения руководства, по структурным подразделениям. При поступлении машиночитаемых документов обрабатывается только сопроводительная документация, машинные носители в упаковке передаются по назначению.

Если в документе отсутствует обратный адрес, к письму подкалывают конверт с адресом. Документооборот это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Принципиальная схема документооборота приведена на схеме. Все официальные документы подлежат регистрации. Входящие — в день поступления, исходящие и внутренние — в день подписания. Какие документы следует регистрировать?

Все, что не попадают в перечень документов, не требующих регистрации. Состав документов в перечне может отличаться в различных организациях, поэтому каждый конкретный перечень утверждается руководителем предприятия. Журнальная система используется там, где документооборот не превышает документов в год. Если больше, то следует применять карточную форму. В настоящее время все чаще используется автоматизированная система регистрации на ПЭВМ — компьютер. С появлением компьютера стало возможно говорить об электронном документообороте.

Как правило, на сервере или компьютере секретаря создается база данных, где хранится информация обо всех созданных документах. Таких баз может быть одна или несколько. Если документ поступил в организацию на бумажном носителе, его сканируют и электронную версию также помещают в базу данных. Документы сохраняются или загружаются в определенные выделенные папки организации.

Папки распределены в соответствии с иерархической структурой подразделения организации. Возникает вопрос: Как наладить учет документов, если они создаются на разных компьютерах или поступают в организацию в виде электронных сообщений разным сотрудникам? Может потребоваться некоторая разъяснительная работа и открытый доступ к базе данных. В любом случае центральной фигурой в процессе регистрации был и остается секретарь. Она формирует собственную номенклатуру дел.

Систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Носитель определяет, в каком виде хранится документ — на бумаге или на жестком диске компьютера. По содержанию документы могут хранить или исходные данные, например, текст приказа или письма, или данные описывающие первичные документы, такие как журнал регистрации документов, и содержащие таким образом сводные данные.

С точки зрения разработчика, документы могут создаваться как внутри организации, так и за ее пределами. Первичные документы также могут быть систематизированы по форме создания и в зависимости от использованной программы. Доля оригинальных документов в делопроизводстве ничтожно мала.

Документооборот в Организации Пример Схема

Если Вам необходима помощь справочно-правового характера у Вас сложный случай, и Вы не знаете как оформить документы, в МФЦ необоснованно требуют дополнительные бумаги и справки или вовсе отказывают , то мы предлагаем бесплатную юридическую консультацию:. Наш сайт использует файлы cookie. Продолжая просматривать сайт, вы соглашаетесь на использование файлов cookie. Мы можем запросить сохранение файлов cookies на вашем устройстве.

Схемы документооборота – Схемы документооборота

Активировать демодоступ. Изучаем основы построения оптимальной системы документооборота, приводим примеры и пошаговый алгоритм построения графика оборота документов. Основная задача документооборота — документирование текущей деятельности компании. Этот сложный технологический процесс подразумевает создание, прием, передачу, согласование и хранение документации, обеспечивающей работу всей компании. Маршрут движения документа и время его прохождения от одного этапа к другому — ключевые параметры этого процесса.

Схемы документооборота

Если Вы планируете создать новую компанию, то перед началом ее деятельности Вам необходимо провести постановку бухгалтерского и налогового учета , чтобы разработать оптимальную схему налогообложения и выстроить четкую систему бухгалтерского учета. Эта услуга востребована также в тех случаях, когда компания расширяется, реорганизуется, или если Вы хотите создать ее обособленные подразделения, а так же тогда, когда Вы видите, что работа бухгалтерии организована неэффективно, налоговое планирование отсутствует и Ваша организация несет вследствие этого убытки. Правильная постановка бухгалтерского и налогового учета является основой грамотного налогового планирования в Вашей компании, позволит Вам избежать непоправимых ошибок в будущем, и разработать систему эффективного ведения бухгалтерского и налогового учёта, с которой будет удобно работать. Услуги компании по постановке бухгалтерского и налогового учета включают в себя:. Составление графика документооборота и порядка формирования архива;. Разработку учетной политики, включая рабочий план счетов бухгалтерского учета, формы первичных учетных документов, порядок проведения инвентаризаций, методы оценки объектов учета;. Дорогие читатели!

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Урок 16. Организация работы с входящими и исходящими документами.

Документооборот в ооо пример схема

Грамотный образец графика документооборота для учетной политики — залог эффективной работы любого предприятия. Расскажем, зачем он нужен и приведем образец на год. Чтобы прояснить всю важность графика документооборота к учетной политике, обратимся к советскому Положению о документах и документообороте в бухгалтерском учете. Пока не будет принят соответствующий общегосударственный бухгалтерский стандарт, в отношении образца графика документооборота для учетной политики нужно руководствоваться советскими правилами. Все эти действия должен определять график документооборота к учетной политике.

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны. Бухгалтерский учет - это упорядоченная система сбора, регистрации и обобщения информации в денежном выражении об имуществе, обязательствах организации и их движении путем сплошного, непрерывного и документального учета всех хозяйственных операций.

Первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы подлежат обязательной передаче в архив. Первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы до передачи их в архив предприятия, учреждения должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственность лиц, уполномоченных главным бухгалтером. Бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность.

Графическая схема документооборота в ооо

.

.

.

.

.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Документооборот при перевозках, договор грузоперевозки,акт выполненных работ,счет, образец
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Комментариев: 0
  1. Пока нет комментариев...

Добавить комментарий

Отправляя комментарий, вы даете согласие на сбор и обработку персональных данных