Документы подтверждающие командировочные расходы

Если Вам необходима помощь справочно-правового характера (у Вас сложный случай, и Вы не знаете как оформить документы, в МФЦ необоснованно требуют дополнительные бумаги и справки или вовсе отказывают), то мы предлагаем бесплатную юридическую консультацию:

  • Для жителей Москвы и МО - +7 (495) 332-37-90
  • Санкт-Петербург и Лен. область - +7 (812) 449-45-96 Доб. 640

При направлении работника в командировку в году надо заказать билеты, снять гостиницу, выплатить суточные и т. И одними чеками, билетами, квитанциями здесь не обойтись. Самой организации нужно оформить много внутренних документов, к которым, например, относятся приказ руководителя, авансовый отчет. Список документов довольно существенный, и важно ничего не упустить, чтобы без рисков списать расходы и избежать претензий со стороны контролеров. Так какой список документов для оформления командировки?

Какими документами подтвердить авансовый отчет по командировке.

Отчетные документы для командировочных: бланки и статьи расходов. Отправляя своих сотрудников в командировку, предприятие берет на себя расходы, основная часть которых приходится на проезд к месту назначения и проживание в гостинице. Для того чтобы бухгалтерия компенсировала затраты, работник обязан предъявить отчетные документы, которые подтверждают факт платежей. К таковым относятся кассовые чеки, корешки приходно-кассовых ордеров.

Документальное оформление расходов на командировки

В этом году изменились правила оформления командировочных документов. Теперь при направлении работника в командировку необязательно выписывать командировочное удостоверение, составлять служебное задание и представлять отчет о выполненной работе. С принятием постановления Правительства РФ от Давайте выясним, какими документами должна быть оформлена командировка — с учетом новых правил.

Служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы ст. По общему правилу, установленному ст. Порядок и размеры возмещения командировочных расходов определяются коллективным договором или локальным нормативным актом организации например, Положением о служебных командировках.

Постановлением Правительства РФ от Документальное оформление командировки включает в себя три этапа: подготовку документов для направления работника в командировку; сбор подтверждающих документов и представление авансового отчета. Проанализируем каждый из приведенных этапов по отдельности. До недавнего времени при оформлении командировки работника, кроме приказа руководителя, составлялось три документа:. Отметим, что при командировке работнику за границу за исключением стран СНГ командировочное удостоверение не оформлялось п.

Такое решение может быть оформлено в виде распоряжения или приказа руководителя организации. При этом сразу возникают вопросы: чем заменить командировочное удостоверение, служебное задание и отчет о выполненной работе?

Попробуем разобраться. Итак, первым делом нужно оформить приказ либо распоряжение о направлении работника в командировку. Забегая вперед, скажем, что цель поездки необходимо отразить в приказе руководителя. Напомним, что ранее цель командировки прописывалась отдельно в служебном задании образец приказа. Информация о командировании работника вносится в журнал регистрации работников, выбывающих в командировку по форме, утвержденной приказом Минздравсоцразвития России от Однако на момент выхода статьи из печати проект об отмене не утвержден.

Поэтому журналы для учета командированных работников следует по-прежнему вести, иначе на организацию может быть наложен штраф до 50 руб. Фактический срок пребывания работника в месте командирования определяется по проездным документам, представляемым работником по возвращении из служебной командировки абз. Это означает, что дату начала и окончания командировки подтвердят билеты авиабилеты, железнодорожные билеты, автобусные билеты.

Кроме того, для подтверждения расходов на перелет необходим посадочный талон письмо Минфина России от Как показывает практика, нередко командированные работники теряют посадочные талоны на самолет либо контрольные купоны железнодорожного билета. Так, в случае потери посадочного талона на самолет необходимо запросить у авиаперевозчика или его представителя справку, содержащую необходимую для подтверждения полета информацию письма Минфина России от Очень часто командированные работники используют такси как для проезда к месту командировки и обратно, так и для осуществления поездок по городу.

Расходы на оплату услуг такси могут признаваться в составе расходов при исчислении налога на прибыль письма Минфина России от Москве от В случае экономического обоснования и документального подтверждения стоимость компенсируемых работнику услуг на оплату такси не подлежит обложению НДФЛ письма Минфина России от Однако в локальном акте работодателя например, в Положении о командировках должно быть предусмотрено право работника пользоваться услугами такси решение Арбитражного суда Самарской области от Как отмечено в решении Арбитражного суда Рязанской области от Кроме того, трудовым законодательством не установлено, каким именно транспортом работник должен добираться до места командировки.

Таким образом, работодателю предоставлен выбор, каким транспортом и на какое время будет командирован работник постановление ФАС Поволжского округа от По возвращении из командировки работник должен приложить к авансовому отчету чек ККТ или квитанцию на оплату услуг пользования такси.

Серия и номер печатаются типографским способом. В случае проезда работника к месту командирования или обратно к месту работы на личном транспорте фактический срок пребывания в месте командирования указывается в служебной записке абз. В служебной записке проставляются даты отъезда и приезда работника. Кроме того, с таким работником необходимо заключить дополнительное соглашение, в котором указывается размер компенсации за использование личного автотранспорта в служебных целях ст.

В случае если работник направлен в командировку в несколько организаций, то в служебной записке указываются все места посещения работника с указанием даты и времени. Служебные записки визируются руководителем организации или другим уполномоченным лицом и подшиваются вместе с подтверждающими документами к авансовому отчету.

Для того чтобы подтвердить производственный характер командировки, в приказе о направлении работника в командировку отдельной строкой указывается цель поездки см.

Но даже если работник не достиг поставленных перед ним целей например, не смог заключить договор с контрагентом и пр. Для более эффективного использования рабочего времени в командировке работнику может быть разрешено взять автомобиль в аренду. Как свидетельствует многочисленная судебная практика постановление Седьмого арбитражного апелляционного суда от В этом случае оправдательными документами, подтверждающими использование арендованного автомобиля для служебных целей, являются:.

В этих случаях НДФЛ не уплачивается. Еще проблемными вопросами являются документальное оформление и экономическое обоснование расходов на упаковку багажа и услуги камеры хранения. В период нахождения в командировке у работника может возникнуть необходимость в упаковке багажа например, при получении технической или иной документации , а также потребность в услугах камеры хранения.

Например, по вине организации-перевозчика задерживается отправление поезда, и командированный работник во избежание хищения имущества, представляющего ценность для организации, сдает его в камеру хранения.

Можно ли учесть подобные затраты в качестве командировочных расходов и признать их в составе расходов, уменьшающих налогооблагаемую прибыль? При разрешении спора в судебном порядке судьями подчеркнуто, что работники являются материально ответственными лицами, обеспечивающими сохранность товарно-материальных ценностей оборудования , используемых для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

Установленные расходы работников во время нахождения в служебных командировках подтверждены авансовыми отчетами и прилагаемыми чеками. Таким образом, данные суммы не подлежат обложению страховыми взносами на обязательное пенсионное и медицинское страхование.

Работник организации обязан в течение трех рабочих дней со дня возвращения из служебной командировки представить авансовый отчет.

К авансовому отчету прилагаются документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду включая оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей и об иных расходах, связанных с командировкой п. Напомним, что до г. С г. Порядок ведения кассовых операций утвержден указанием Банка России от Таким образом, форму авансового отчета организация вправе разработать самостоятельно, утвердив ее в качестве приложения к учетной политике.

Главное, чтобы форма содержала обязательные реквизиты, предусмотренные в п. Оформление авансового отчета с нарушением установленных законодательством требований, а также отсутствие необходимых приложений к авансовому отчету влекут за собой невозможность признания осуществленных расходов в целях исчисления налога на прибыль и, соответственно, указанная в нем сумма расходов не может быть включена в состав расходов в целях налогообложения прибыли как не имеющая надлежащего документального подтверждения постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от И, пренебрегая этими правилами, можно лишиться исключения большей части расходов из налогооблагаемой базы ст.

В авансовом отчете как минимум должны быть три подписи: командированного работника, бухгалтера, руководителя. Как показывает судебная практика, налоговые инспекторы при надлежащем образом оформленных приложенных документов в случае неутверждения авансового отчета руководителем снимают с расходов всю сумму, указанную в авансовом отчете.

При этом суды поддерживают позицию налоговых органов, подчеркивая, что, если авансовый отчет не подписан директором, понесенные затраты являются документально не подтвержденными постановления ФАС Центрального округа от Итак, первичным документом, на основании которого принимаются к учету командировочные расходы, является авансовый отчет. Но, как отметили судьи постановление Четвертого арбитражного апелляционного суда от Перечень документов, которыми могут быть подтверждены командировочные расходы, законодательно не установлен.

В соответствии с постановлением Госкомстата РФ от В свою очередь, суточными признаются дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места жительства суточные , возмещаются работнику за каждый день пребывания в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за дни, проведенные в пути, в том числе за время вынужденной остановки, и за период нетрудоспособности, наступившей в командировке абз.

Размер суточных при командировках как по России, так и за рубежом определяется коллективным договором или локальным нормативным актом абз. В письме Минфина России от При этом весь срок пребывания в командировке, включая дату приезда и дату выезда, подтверждается командировочным удостоверением. Других документов чеков, квитанций, подтверждающих расходование суточных не требуется.

Учитывая, что в рассматриваемом случае никакие дополнительные расходы по командировке работнику не возмещались, а были начислены только суточные, которые начисляются по фиксированной ставке и никакими оправдательными документами не оформляются, оснований составлять авансовый отчет по данным командировкам у организации не имелось.

По поводу необходимости обложения страховыми взносами денежных средств, выданных под отчет работнику, по которым своевременно не представлен авансовый отчет, Департаментом развития социального страхования были приведены следующие аргументы письмо Минтруда России от Выданные под отчет денежные средства, по которым работник не отчитался в установленные сроки, признаются задолженностью работника перед организацией и подлежат удержанию из его заработной платы ст.

При этом работодатель вправе принять решение об удержании из заработной платы работника не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса. Работник должен был отчитаться и сдать неиспользованный остаток денежных средств не позднее 30 сентября г.

В этом случае организация вправе удержать сумму денежных средств, выданных работнику в подотчет, не позднее 30 октября г.

А поскольку организация эти удержания не произвела, на сумму невозвращенных денежных средств организация должна начислить страховые взносы ст. Впоследствии, когда работник представит авансовый отчет 10 ноября г. Лейтмотив разъяснений сводится к тому, что выплаты, произведенные работнику, не могут квалифицироваться в качестве компенсационных выплат в связи с командировкой.

А поэтому должны облагаться страховыми взносами в общеустановленном порядке. Кроме того, выплаченные подотчетному лицу деньги при отсутствии доказательств их расходования подлежат включению в налогооблагаемую базу по НДФЛ. Эта позиция была озвучена Президиумом ВАС постановление от Следует отметить, что арбитражные суды взяли на вооружение позицию Президиума ВАС РФ и в случае непредставления документов, подтверждающих целевое расходование подотчетных сумм, поддерживают требования налоговых органов о включении неподтвержденных расходов в налоговую базу по НДФЛ.

На практике это означает, что, если в ходе проверки налоговым органом будет обнаружено отсутствие документов к авансовому отчету, подтверждающих целевое расходование подотчетных сумм равно как и непредставление авансового отчета , инспекторы расценят денежные средства как доход подотчетного лица ст.

Во избежание подобных ситуаций командированному работнику необходимо напомнить об окончании срока представления авансового отчета. В случае наличия у работника неизрасходованных подотчетных сумм работник должен внести остаток задолженности в кассу организации либо написать заявление на удержание из его заработной платы.

Работодателю дано право удержать сумму долга работника в части неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного в связи со служебной командировкой, из его заработной платы ст.

Такое удержание осуществляется на основании приказа руководителя не позднее чем через месяц с даты предполагаемого возврата работником неистраченных командировочных сумм ст. Однако сделать это возможно, если работник не оспаривает размер и основание удержаний, а поэтому необходимо получить письменное согласие работника на удержание сумм из заработной платы письма Роструда от В случае согласия работника работодатель должен помнить, что ст.

Это означает, что все командировки, которые начались до этой даты, должны быть оформлены по старым правилам. Однако ряд организаций по тем или иным причинам по-прежнему планируют использовать командировочные удостоверения, служебные задания и отчеты о проделанной работе.

А поскольку в силу п. Как правило, в организациях утверждают Положение о командировках, в котором прописываются срок и режим командировки, размеры суточных, порядок представления отчетности, связанной с направлением работников в служебные командировки, порядок оплаты за работу в выходные дни в командировке.

Командировочные расходы при отсутствии подтверждающих документов

Унифицированная форма Т командировочное удостоверение. Унифицированная форма Т 9. Оплата выходных в командировке. Однодневная командировка. Оплата командировки. Командировка — это поездка сотрудника по распоряжению его работодателя, связанная с решением каких-либо производственных вопросов в другой местности.

Отчетные документы для командировочных

Документы для командировки в году: направляем сотрудника в поездку. Документы по командировке для бухгалтерии: списываем расходы. Любая командировка начинается с оформления распорядительного документа — приказа. Если вы используете унифицированные формы, составляйте его по форме:. Оба бланка вы найдете в этой статье. А образец приказа на командировку можно скачать здесь.

Документы для оформления командировки в 2019 году: бланки, образцы, порядок заполнения

Согласно ст. Один раз в месяц мы делаем подборку статей, рекомендаций, новостей по актуальным темам и совершенно бесплатно рассылаем ее нашим подписчикам. Оставьте, пожалуйста, свой адрес, если Вы хотите получать интересную профессиональную информацию. Вы хотите познакомиться с изданиями Аюдар Инфо ближе? Введите свои данные, выберите интересный вам журнал и бесплатный номер скоро станет ваш. Обращаем ваше внимание, что воспользоваться заявкой вы можете только один раз. Спасибо за выбор Аюдар Инфо! Обратный звонок. Вход для клиентов.

Документы подтверждающие командировочные расходы

Пожалуй, нет такой организации, которая не направляла бы своих работников в командировки. Служебные поездки преследуют самые разные цели: представительство и заключение договоров, обслуживание оборудования, приобретение запасов, реализация продукции, обучение… Но при всём разнообразии они имеют общие черты документального оформления и учёта. Организация вправе направлять в командировку только работников, состоящих с ней в трудовых отношениях в т. Подтверждение: ст. Работнику, который направлен в командировку, предоставляются предусмотренные трудовым законодательством гарантии, а именно:.

В этом году изменились правила оформления командировочных документов. Теперь при направлении работника в командировку необязательно выписывать командировочное удостоверение, составлять служебное задание и представлять отчет о выполненной работе.

Как оплатить работнику дни служебной командировки и рассчитать суточные. В каком порядке возмещаются расходы на командировки. Как отразить командировочные расходы в налоговом и бухгалтерском учете.

Документы для предоставления в бухгалтерию после командировки

.

Отчетные документы для командировочных: бланки и статьи расходов

.

Какими документами оформляется командировка в 2019 году

.

Расходы в командировке: чем подтвердить и как оплатить

.

.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Командировочные расходы, солидарные поручители, учёт расходов ИП
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Комментариев: 5
  1. inhanhaped

    Це все смішно, а який штраф за зарплату яка низька, яка неіндексована ніразу, яка невідповідає нормальним цифрам, умовам? яке покарання за низьку зарплату?

  2. nophusas

    Цікава тема, знімайте ще відео на тему авто.

  3. Серафима

    Добрый день Тарас, много интрересного черпаю из ваших видео, за что огромное спасибо. Хотелось бы услышать ваше мнение по поводу оформления работников на «не полную рабочую неделю», в связи с повышением минимальной зп с 1.01.2019

  4. Лидия

    Рейтинг падает придумал ЭТО. А где он был после Крыма, Иловайска, Дебальцева? Було не на часи? А теперь как раз?

  5. nombrare

    Пойду им беднягам со своих 10т.р перечислю немного, а то бедняги неприкасаемые мало получают.

Добавить комментарий

Отправляя комментарий, вы даете согласие на сбор и обработку персональных данных